Gefühlt das erste Viertel meines Agenturlebens habe ich damit verbracht Kontaktberichte zu schreiben, zu redigieren und zu verteilen, um Sie dann nach Kunden-Feedback noch einmal zu ändern und erneut zu verteilen. In einer mittelgroßen Agentur finden durchschnittlich 5 Meetings pro Tag statt. Wenn es nur 30 Minuten dauert, ein Protokoll zu schreiben und zu verteilen, sind das 2,5 Stunden täglich eigentlich produktive Zeit, in der Kontaktberichte geschrieben werden, statt die To-dos abzuarbeiten. Nun bin ich eigentlich ein großer Freund von Protokollen. Schließlich wissen so alle Meeting-Teilnehmer, was entscheiden wurde und wer zugesagt hat, was bis wann zu erledigen. Aber das muss doch auch schneller und effizienter gehen!

Geht es auch!

Obwohl ich eigentlich etwas gegen aufgeklappte Laptops in Meetings habe (auch weil sie die Aufmerksamkeit vom Meeting abziehen), so möchte ich eine Ausnahme machen, die den Protokollführer betrifft. Der kann nämlich prima schon während des Meetings alles wichtige festhalten und bestenfalls direkt im Anschluss an das Meeting per E-Mail verteilen. Das erfordert zwar ein wenig Übung, ist aber machbar.

Noch einfacher geht's mit einer wunderbaren Anwendung, über die ich kürzlich "gestolpert" bin: Minutes.io. Minutes.io ist eine online-basierte Anwendung, die dabei hilft, Meeting-Protokolle oder Kontaktberichte noch schneller und effizienter zu schreiben und zu verteilen. Eine ganz einfache, aber durchdachte Eingabemaske hilft dabei die Aufzeichnungen sinnvoll zu strukturieren undüberflüssigen Ballast zu vermeiden. Am Ende des Meetings genügt ein Klick und alle Teilnehmer (sowie weitere Stakeholder) haben das Protokoll mit den getroffenen Entscheidungen und To-dos schon in Ihrer Inbox, wenn sie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.

Die App kann man kostenlos testen, bei Gefallen kostet der Service (in der voll funktionsfähigen Version, die Protokolle unbegrenzt in der Cloud speichert und von allen mobilen Endgeräten abrufbar macht) 9 €/Monat und ist jederzeit kündbar. Künftig soll es auch möglich sein, die Protokolle optisch an das Agentur-Design anzupassen. Ein entscheidender Vorteil: Die Anwendung arbeitet auch offline (falls das Meeting an einem Ort ohne Internet-Zugang stattfindet.).

Einfach mal ausprobieren. Das nächste Meeting kommt bestimmt. So schnell kann man zweieinhalb Stunden produktiver Zeit täglich hinzugewinnen!